Kontakte und Organisationen in Pipedrive erklärt

Personen und Organisationen sind das Fundament in Pipedrive. Richtig verknüpft, hältst du deine Stammdaten sauber und findest alles wieder. Im Video Schritt für Schritt, hier ausführlich zum Nachlesen.

Video von Simon Hesse · datenschutzfreundlich eingebettet.

Person und Organisation — der Unterschied

Pipedrive trennt zwei Arten von Kontakten: die Person (dein menschlicher Ansprechpartner) und die Organisation (der Betrieb dahinter). Beide werden miteinander verknüpft. Das klingt banal, ist aber der Schlüssel zu sauberen Daten: Wechselt dein Ansprechpartner den Job, bleibt die Organisation bestehen; hast du mehrere Ansprechpartner in einer Firma, hängen alle an derselben Organisation. So bildest du die Realität ab, statt Firmen-Infos zehnmal an einzelnen Personen zu duplizieren.

Ein Hauptansprechpartner je Organisation

Gerade bei größeren Kunden reden mehrere Personen mit — Einkauf, Fachabteilung, Geschäftsführung. Definiere trotzdem einen Hauptansprechpartner. Er ist der Faden, an dem der zugehörige Deal hängt, und sorgt dafür, dass dein Team weiß, mit wem primär zu sprechen ist. Weitere Beteiligte trägst du zusätzlich als Personen der Organisation ein — sichtbar, aber nicht verwirrend.

Dubletten: der Feind sauberer Stammdaten

Der mit Abstand häufigste Grund für Chaos in Pipedrive sind doppelte Kontakte: Dieselbe Firma zweimal, weil zwei Vertriebler sie unabhängig angelegt haben; dieselbe Person mit zwei E-Mail-Adressen. Die Folge: Historie ist gespalten, Auswertungen stimmen nicht, jemand ruft an, obwohl der Kollege schon dran war. So beugst du vor:

• Erst suchen, dann anlegen: Pipedrive schlägt beim Tippen bestehende Einträge vor — nutze das konsequent.
• Dubletten regelmäßig zusammenführen: Pipedrive hat eine Merge-Funktion, mit der du zwei Datensätze samt Historie vereinst.
• Einheitliche Schreibweise: „GmbH" vs. „G.m.b.H.", Umlaute, Leerzeichen — kleine Unterschiede erzeugen große Dubletten.

Pflichtfelder minimal halten

Die Versuchung ist groß, bei jedem Kontakt zwanzig Felder zu verlangen. Tu es nicht. Jedes Pflichtfeld, das im Moment des Anlegens nicht wirklich gebraucht wird, senkt die Bereitschaft, überhaupt sauber zu erfassen. Beginne mit dem Nötigsten (Name, Firma, eine Kontaktmöglichkeit) und ergänze eigene Felder nur dort, wo sie eine echte Entscheidung oder Automation ermöglichen.