Pipelines in Pipedrive erklärt

Die Pipeline ist das Herz von Pipedrive: Sie bildet deinen Verkaufsprozess in klaren Phasen ab. Im Video Schritt für Schritt — und hier alles zum Nachlesen, auch ohne Video.

Video von Simon Hesse · datenschutzfreundlich eingebettet.

Was ist eine Pipeline in Pipedrive?

Eine Pipeline ist die visuelle Darstellung deines Verkaufsprozesses — von links (neue Chance) nach rechts (Abschluss). Jede Spalte ist eine Phase, jede Karte ein Deal. Du siehst auf einen Blick, wie viele Chancen wo stehen, wo es klemmt und wie voll dein Trichter ist. Genau diese Übersicht macht Pipedrive für den Vertrieb so stark: Der Prozess wird sichtbar, statt in Köpfen und Excel-Listen zu verschwinden.

Phasen richtig definieren

Der häufigste Fehler ist, Phasen nach Bauchgefühl zu benennen. Eine gute Phase steht immer für einen konkreten, überprüfbaren Fortschritt — etwas, das entweder passiert ist oder nicht. „Interessiert" ist keine gute Phase, weil sie zu vage ist. „Erstgespräch geführt" ist eine gute Phase, weil klar prüfbar.

Ein bewährter Grundaufbau für viele B2B-Vertriebe:

1. Neuer Lead / Erstkontakt — die Chance existiert, aber es gab noch kein echtes Gespräch.
2. Qualifiziert / Bedarf geklärt — Budget, Bedarf und Ansprechpartner passen.
3. Angebot / Präsentation — ein konkretes Angebot liegt auf dem Tisch.
4. Verhandlung — es geht um Details, Preis, Timing.
5. Abschluss — gewonnen oder verloren.

Passe das an deinen echten Ablauf an — aber halte dich zurück: 4 bis 6 Phasen reichen fast immer. Zwölf feingranulare Phasen sehen ordentlich aus, werden aber nie sauber gepflegt, weil der Unterschied zwischen „Phase 7" und „Phase 8" niemandem klar ist.

Wann du mehrere Pipelines brauchst

Nicht jeder Prozess passt in dieselbe Reihe von Phasen. Lege eine eigene Pipeline an, wenn ein Geschäftszweig grundlegend anders läuft — zum Beispiel:

• Neukunden gegenüber Bestandskunden-/Upsell-Geschäft — anderer Rhythmus, andere Phasen.
• Direktvertrieb gegenüber Partner-/Reseller-Geschäft.
• Ein Onboarding- oder Umsetzungsprozess nach dem Abschluss.

Vorsicht vor dem Gegenteil: Zu viele Pipelines zersplittern die Übersicht. Faustregel — eine neue Pipeline nur, wenn sich die Phasen wirklich unterscheiden.

Wahrscheinlichkeiten und Forecast

Pipedrive kann jeder Phase eine Abschluss-Wahrscheinlichkeit zuordnen. Gepflegt macht das deinen Forecast belastbar: Ein Deal über 10.000 € in einer Phase mit 60 % zählt gewichtet 6.000 € zur Prognose. Das ist ehrlicher als „ich glaube, das wird was". Wichtig ist nur, die Wahrscheinlichkeiten realistisch zu halten und regelmäßig zu prüfen — sonst rechnest du dir den Trichter schön.

Typische Fehler — und wie du sie vermeidest

• Deals bleiben liegen: Karten, die seit Wochen nicht bewegt wurden, sind das wichtigste Warnsignal. Filtere regelmäßig nach „zuletzt geändert" und fass nach.
• Alles landet in Phase 1: wenn niemand Deals weiterzieht, ist der Phasenwechsel zu aufwändig — oder der Prozess unklar.
• Verlorene Deals ohne Grund: pflege Verlustgründe, sonst lernst du nichts daraus.
• Phasen als To-do-Liste missbraucht: Aufgaben gehören in Aktivitäten, nicht in zusätzliche Phasen.